Gartenpflege in der Nebenkostenabrechnung: was umlegbar ist

Hausverwaltungen vergeben Grünpflege selten nach dem schönsten Foto. Sie vergeben sie an den Betrieb, dessen Leistung sich später sauber abrechnen lässt. Der Grund steht im Gesetz: Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen, dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten, und die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Absatz 3 BGB). Jede Rechnung, die in diese Abrechnung einfließt, muss also in einem festen Zeitfenster geprüft, aufgeteilt und verbucht werden.

Dazu kommt ein zweiter Leser, den viele Betriebe vergessen: der Mieter. Der Vermieter hat ihm auf Verlangen Einsicht in die Belege zu gewähren, die der Abrechnung zugrunde liegen (§ 556 Absatz 4 BGB). Ihre Rechnung kann also bei einer Belegeinsicht auf dem Tisch liegen, vor einem Mieter, der wissen will, warum die Gartenpflege gegenüber dem Vorjahr gestiegen ist. Steht dort nur „Gartenpflege pauschal, Jahresbetrag“, muss die Verwaltung erklären, was darin steckt. Steht dort eine Gliederung nach Leistungen, erklärt sich die Rechnung selbst.

Der Druck auf diese Zeile nimmt zu. Die durchschnittlichen Betriebskosten stiegen im Abrechnungsjahr 2024 gegenüber dem Vorjahr um mehr als 6 Prozent (Deutscher Mieterbund); die Auswertung stützt sich auf Abrechnungen für rund 12,4 Millionen Quadratmeter Mietwohnungsfläche (Deutscher Mieterbund). Wenn die Gesamtsumme steigt, schauen Verwaltungen und Mieter auf jede einzelne Position. Wer sich an diesem Punkt als der Betrieb zeigt, dessen Rechnung man nicht nachbearbeiten muss, hat ein Argument, das ein etwas günstigerer Stundensatz nicht ohne Weiteres aufwiegt. Wie Sie Verwaltungen überhaupt als Auftraggeber erreichen, beschreibt der Beitrag Grünpflegeverträge mit Hausverwaltungen gewinnen; hier geht es um das Papier, das nach dem Auftrag kommt.

Die zweite Vorlage steht eine Vorschrift weiter vorn. Betriebskosten sind nach § 1 Absatz 1 BetrKV die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes und des Grundstücks laufend entstehen. Ausdrücklich nicht dazu gehören nach § 1 Absatz 2 BetrKV die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also Kosten, die aufgewendet werden müssen, um durch Abnutzung, Alterung und Witterung entstandene Mängel zu beseitigen.

Für den Galabau heißt das: Der Rasenschnitt im Mai kommt jedes Jahr wieder und entsteht laufend. Die Neugestaltung eines Beets, die Reparatur einer abgesackten Pflasterfläche oder die neue Einfassung am Spielplatz entstehen einmal. Wer beides in einer Summe abrechnet, zwingt die Verwaltung, die Rechnung selbst aufzuteilen oder den ganzen Betrag vorsichtshalber nicht umzulegen. Die Tabelle zeigt typische Arbeiten und wo sie auf der Rechnung stehen sollten.

Die letzten beiden Zeilen verdienen besondere Aufmerksamkeit. Der Winterdienst ist ein eigenes Geschäft mit eigenem Vertrag; wie Sie ihn aufbauen, steht im Beitrag Winterdienst als Leistung anbieten. Und alles, was im Lauf des Jahres zusätzlich beauftragt wird, sollte als Nachtrag schriftlich festgehalten sein, bevor es auf der Rechnung steht. Wie das ohne Streit gelingt, zeigt der Beitrag Nachträge sauber abwickeln. Bei der Baumfällung nach einem Sturm gilt dasselbe wie bei jeder Einzelmaßnahme: Die Verwaltung entscheidet, wo sie die Kosten verbucht. Ihre Rechnung soll ihr diese Entscheidung nicht abnehmen, sondern ermöglichen.

Ein Sonderfall ist die Wohnanlage mit Hausmeister. Der Deutsche Mieterbund weist für den Hauswart zwei Durchschnittswerte aus: 0,37 Euro je Quadratmeter und Monat, wenn Gebäudereinigung, Gartenpflege oder Winterdienst nicht separat abgerechnet werden, und 0,21 Euro, wenn sie separat abgerechnet werden (Deutscher Mieterbund). Der Grund: Ist der Hausmeister auch für die Gartenpflege verantwortlich, dürfen diese Positionen nach Darstellung des Mieterbunds in der Regel nicht mehr eigenständig abgerechnet werden. Für Ihr Angebot heißt das, genau zu klären, welche Arbeiten der Hausmeister übernimmt und welche Ihr Betrieb. Schreiben Sie die Abgrenzung in den Vertrag und wiederholen Sie sie auf der Rechnung, damit keine Arbeit doppelt in der Abrechnung erscheint.

Der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds nennt für die Gartenpflege einen Durchschnitt von 0,15 Euro je Quadratmeter und Monat für das Abrechnungsjahr 2024 (Deutscher Mieterbund). Aufs Jahr gerechnet sind das 1,80 Euro je Quadratmeter (eigene Rechnung aus dem Monatswert des Deutschen Mieterbunds). Diese Zahl taucht in Gesprächen mit Verwaltungen auf, und sie wird leicht missverstanden. Der Quadratmeter meint die Wohnfläche, nicht die Grünfläche: Die Auswertung bezieht sich auf Mietwohnungsfläche, und nach § 556a Absatz 1 BGB werden Betriebskosten, wenn die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart haben, nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt.

Eine Wohnanlage mit großem Garten und wenigen Wohnungen liegt deshalb je Quadratmeter Wohnfläche deutlich über dem Durchschnitt, eine dicht bebaute Anlage mit schmalem Grünstreifen deutlich darunter. Über den Preis Ihrer Leistung sagt der Wert nichts aus. Er beantwortet eine andere Frage: wie die Gartenpflege in der Abrechnung dieses Objekts im Verhältnis zu anderen erscheint. Diese Frage stellt sich die Verwaltung, und sie rechnet dafür so:

Der Mieterbund sagt selbst, was sein Spiegel nicht leisten kann: Mit ihm können keine verbindlichen Überprüfungen der Abrechnungen oder der einzelnen Kostenhöhen durchgeführt werden (Deutscher Mieterbund). Das ist auch für Sie die richtige Haltung im Gespräch. Liegt die Kennzahl eines Objekts über dem Durchschnitt, hat das in der Regel einen sichtbaren Grund: viel Fläche, viel Hecke, ein Spielplatz. Den Grund liefert Ihr Leistungsnachweis, nicht eine Rechtfertigung im Nachhinein.

Alles bisher Gesagte ist Rechnungsarbeit. Zum Verkaufsargument wird es erst, wenn eine Verwaltung es sieht, bevor sie Sie beauftragt. Dafür braucht die Website eine Seite, die sich ausdrücklich an Hausverwaltungen, Wohnungsunternehmen und Vermieter richtet. Die private Gartenkundin sucht Bilder und einen Ansprechpartner; der Objektbetreuer einer Verwaltung sucht Leistungsumfang, Nachweise und den Weg zu einem vergleichbaren Angebot. Eine Seite für beide beantwortet keine der beiden Fragen gut. Vier Abschnitte tragen eine solche Seite:

Eine solche Seite muss nicht lang sein, aber konkret. Wie eine Leistungsseite für Grünpflege insgesamt aufgebaut ist und was sie Verwaltungen und Privatkunden jeweils zeigt, sehen Sie auf unserer Seite Homepage für Grünpflege-Betriebe. Wie Sie Pflegeverträge mit Umfang und Turnus auf der Website anbieten, steht im Beitrag Gartenpflegeverträge anbieten.

Zwei weitere Punkte hängen mit Pflanzenwahl und Verkehrssicherung zusammen. Wer bei der Erneuerung von Pflanzen auf Arten setzt, die Hitze und Trockenheit vertragen, kann die Zahl der Ausfälle und damit die Erneuerungszeile auf künftigen Rechnungen senken; welche Pflanzen sich eignen, beschreibt der Beitrag klimafeste Pflanzen für den Gartenumbau. Und wer auf einer Wohnanlage Bäume pflegt, wird früher oder später nach der Baumkontrolle gefragt: eine eigene Leistung mit eigener Dokumentation, wie der Beitrag Baumkontrolle anbieten und die Verkehrssicherungspflicht erklären zeigt.